Manokwari, TP – Asisten III Gubernur Bidang Administrasi Setda Provinsi Papua Barat, Reymond Yap mengatakan, penataan administrasi berupa surat menyurat di lingkungan Pemerintah Provinsi (Pemprov) Papua Barat belum berjalan maksimal.
Tetapi, kata dia, akan tetap berterima kasih, terutama untuk setiap biro yang berjalan dibawah koordinasi Sekretariat Daerah (Setda) Provinsi Papua Barat. “Penataan surat, koordinasi sampai dengan pengaktifan, inilah yang saya mencoba untuk menata kembali. Saya melihat penataan surat belum berjalan secara maksimal. Dokumen-dokumen ini penting di waktu-waktu 10 atau 20 tahun mendatang kalau kita tidak menata dengan baik, maka dokumen-dokumen itu akan hilang,” tukasnya.
Yap mengatakan, proses kearsipan yang dilakukan di Pemprov Papua Barat telah berjalan dengan baik, namun masih ada yang perlu dibenahi. “Tidak boleh ada nomor surat yang ditugaskan dari Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dari luar tapi nomor surat semuanya dikeluarkan dari 1 pintu dari biro Umum,”tukasnya.
Untuk penertiban SPT tersebut, Yap mengatakan telah ada surat edaran yang ditandatangani Gubernur dan melalui surat pengantar, sebab dokumen-dokumen harus ditertibkan.
Disinggung soal OPD yang bertanggungjawab terhadap dokumen-dokumen kearsipan, Yap mengatakan bahwa masing-masing OPD memiliki tanggungjawab atas kearsipannya.
“Mereka mengarsipkan dan berkoordinasi dengan Dinas Kearsipan sehingga file-filenya dapat disimpan pada Dinas Kearsipan. Arahan saya beberapa waktu lalu kepada pimpinan OPD, waktu-waktu yang akan datang kita akan mencoba membukukan sehingga tidak perlembar. Surat-surat tersebut supaya aman, dan ke depan kita akan berpikir tentang gudang arsip yang menyimpan dokumen-dokumen dengan penataan yang baik dengan fasilitas yang memadai agar dokumen-dokumen itu dapat disimpan dengan baik,” katanya.[FSM-R3] 