Manokwari, TP – Arsip Negara Republik Indonesia (Andri) memberikan ‘raport merah’ kepada pemerintah provinsi (pemprov) Papua Barat terkait dengan pengelolaan dan penataan kearsipan.
Asisten III Bidang Administrasi Setda Papua Barat, Raymond Yap mengemukakan bahwa dalam penilaiannya, Andri memiliki indicator tersendiri terhadap pengelolaan dan penataan sistem kearsipan di seluruh provinsi di Indonesia.
Atas indicator tersebut, Yap mengungkapkan, raport merah diberikan kepada Papua Barat. “Saat itu hasil tersebut sudah dilaporkan langsung kepada Sekretaris Daerah (sekda) Papua Barat. Memang secara teknis tentang sistem kearsipan ini menjadi tanggungjawab dari dinas perpustakaan dan kearsipan tetapi perlu juga didukung oleh setiap OPD yang ada di lingkup Papua Barat. Saya sudah undang instansi teknis untuk membenahi sistem kearsipan sesegera mungkin sesuai dengan catatan-catatan yang ada di raport merah tersebut. Jadi sistem kearsipan ini tidak hanya di instansi teknis tetapi wajib hukumnya dilakukan disetiap OPD yang ada di lingkungan Pemprov Papua Barat,” tutur Yap.
Disebutkan Yap, penilaian juga berlaku di OPD teknis termasuk Sekretariat MRPB, DPR Papua Barat, dan Sekretariat Daerah Papua Barat. “Semua ini menjadi satu kesatuan yang dinilai,” sebut Yap kepada wartawan di ruang kerjanya, Selasa (11/6).
Belum berjalannya sistem kearsipan di lingkup Papua Barat sesuai dengan aturan yang ada, sebagai asisten yang membidangi administrasi, aku Yap.
tetap memberikan dorongan dan motivasi kepada instansi teknis dan OPD lainnya agar ke depan sistem kearsipan dibenahi supaya lebih optimal.
“Penilaian sistem kearsipan dilakukan setiap tahun dan untuk tahun ini belum ada pemberitahuan terkait dengan pengamatan dan penilai disetiap OPD yang dilakukan tim Arsip Negara,” kata dia.
Menurut dia, lingkup tugas dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sangatlah luas. Bahwa tidak hanya berkaitan dengan surat menyurat, namun ada dokumen-dokumen daerah yang penting yang masuk di dalamnya. “Ada surat yang bersifat biasa tetapi juga ada surat yang bersifat penting untuk disimpan. Penataan kearsipan disetiap OPD harus dilakukan koordinasi dengan instansi teknis. Agar surat-surat penting ini dilaporkan, tinggal dilihat apakah surat-surat penting ini dihimpun menjadi satu bagian di dinas kearsipan atau seperti apa, sebab ada surat yang memiliki batas waktu untuk dimusnahkan dan sebagainya,” terangnya.
Ia menambahkan, sistem kearsipan khusus pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan belum berjalan optimal sehingga Papua Barat masih mendapat raport merah. “Pada saat penyerahan laporan itu, provinsi yang pertama di panggil adalah Papua Barat. Saya terima laporan itu, dan saya berkoordinasi dengan staf Dinas Kearsipan yang hadir saat itu, mereka katakan bahwa laporan itu adalah kategori sistem kearsipan yang rendah, jadi saya simpulkan bahwa ini adalah rapot mereka berkaitan dengan sistem kearsipan,” ucapnya.
Ia berharap, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Papua Barat sebagai motor pengerak dapat berkoordinasi dan berkomunikasi dengan setiap OPD yang ada di lingkup Papua Barat untuk penataan sistem kearsipan di lingkup Papua Barat. [FSM-R3] 